Hush Trips – also heimliche Workations ohne offizielle Genehmigung – klingen verlockend, bergen aber erhebliche Risiken. In der heutigen digitalen Welt bleibt kaum etwas unentdeckt. LinkedIn-Posts oder Event-Teilnahmen können schnell Aufmerksamkeit erregen und Steuer- sowie Sozialversicherungsbehörden auf den Plan rufen. Unternehmen riskieren hohe Strafen und Reputationsverluste, wenn Mitarbeitende ohne offizielle Erlaubnis aus dem Ausland arbeiten. Besonders compliance-sensible Branchen wie IT oder Finanzen sollten hier auf Nummer sicher gehen.
Doppelbesteuerung: Die 183-Tage-Regel
Was viele nicht wissen: Wer sich länger als 183 Tage in Südafrika aufhält, kann dort steuerpflichtig werden – unabhängig davon, ob gearbeitet wurde oder nicht. Entscheidend sind nicht nur die Arbeitstage, sondern auch Reisetage, Wochenenden und Urlaubstage, die direkt vor oder nach der Tätigkeit im Ausland verbracht werden.
Das deutsch-südafrikanische Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) regelt, wann Einkünfte in Deutschland oder Südafrika versteuert werden müssen. Steuerpflicht in Deutschland bleibt grundsätzlich bestehen, wenn:
- Der Aufenthalt unter 183 Tagen pro südafrikanischem Steuerjahr (1. März – 28./29. Februar) bleibt.
- Das Gehalt weiterhin aus Deutschland gezahlt wird.
- Keine Tätigkeit für eine Betriebsstätte in Südafrika ausgeführt wird.
Wird eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, droht Steuerpflicht in beiden Ländern.
Visum: Arbeiten mit Touristenvisum?
Ein weit verbreiteter Irrtum: Südafrika erlaubt offiziell keine Arbeit mit einem Touristenvisum. Wer mit einem 90-Tage-Touristenvisum einreist und arbeitet, riskiert hohe Geldstrafen und ein mehrjähriges Einreiseverbot.
Neben einem Arbeitsvisum gibt es seit Mai 2024 ein Visum für digitale Nomaden, das einen Aufenthalt von bis zu drei Jahren erlaubt. Voraussetzung: Ein jährliches Mindesteinkommen von 1 Million Rand (ca. 50.000 Euro). Doch die Praxis zeigt Probleme: Lange Bearbeitungszeiten und hohe Anforderungen halten viele von der Beantragung ab. Trotz des neuen Visums greifen daher viele weiterhin zum Touristenvisum – eine Praxis, die rechtlich problematisch ist und erhebliche Risiken birgt.
Sozialabgaben: Versteckte Kosten für Unternehmen
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Mitarbeitenden während einer Workation ausschließlich in Deutschland sozialversicherungspflichtig bleiben. Doch die Realität sieht anders aus: Unter bestimmten Voraussetzungen müssen in Südafrika zusätzliche Abgaben gezahlt werden.
Zum Beispiel kann bereits ein mehrwöchiger Aufenthalt dazu führen, dass das Unternehmen verpflichtet ist, das Skills Development Levy (SDL) zu entrichten – eine Abgabe von 1 % der gesamten Lohnsumme, sobald diese 500.000 ZAR (ca. 24.500 Euro) im Jahr übersteigt. Auch der Unemployment Insurance Fund (UIF) kann zur Pflicht werden, insbesondere bei längeren Aufenthalten oder lokalen Arbeitsverträgen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gesundheitsversorgung. In Südafrika gibt es keine gesetzliche Krankenversicherung, daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden privat abgesichert sind. Unternehmen sollten vorab klären, ob bestehende betriebliche Versicherungen greifen oder ob individuelle Lösungen notwendig sind, um finanzielle und gesundheitliche Risiken zu vermeiden.
Fazit: Ohne Planung wird es teuer
Südafrika ist ein attraktives Ziel für Workations – die geringe Zeitverschiebung macht es einfach, mit deutschen Teams zu arbeiten. Doch es gibt erhebliche rechtliche Hürden, die Startups nicht unterschätzen sollten. Unternehmen sollten sich frühzeitig informieren und folgende Punkte beachten:
- Visum: Die richtigen Dokumente beantragen und Grauzonen vermeiden.
- Steuer: Die 183-Tage-Regel einhalten und Doppelbesteuerungsabkommen prüfen.
- Sozialabgaben: Unerwartete Kosten für Sozialversicherungen einkalkulieren.
Wer sich die komplexen rechtlichen Anforderungen ersparen möchte, kann auf spezialisierte Lösungen zurückgreifen, die Unternehmen dabei unterstützen, Workations rechtskonform und unkompliziert umzusetzen.
Über die Autorin
Kristine Johari ist Geschäftsführerin von WHATEVER.WORKS, einem HR-Tech-Unternehmen, das temporäres Arbeiten im Ausland, wie Workations oder Dienstreisen, einfach, sicher und transparent macht. Ihre Vision: Flexibilität kennt keine Grenzen – nur klare Regeln. Nach Stationen bei Novartis und der Haufe Group baute sie bei Jobrad die Unternehmensgruppe auf und verantwortete Ausgründungen wie die Wunderfix GmbH. Mit WHATEVER.WORKS zeigt sie, dass eine bedürfnisorientierte Arbeitswelt kein Selbstzweck, sondern die Basis für Spitzenleistung und unternehmerischen Erfolg ist.
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