Ich habe mich eingehend mit Arbeitsstrukturplänen beschäftigt – hier ist, was ich gelernt habe

Hier ist eine einfache Wahrheit. Bevor ich diesen Artikel schrieb, stieß ich auf das Akins-Gesetz, das den Arbeitsstrukturplan treffend zusammenfasst. Die lustigen „Regeln“ lauten: Dies wird als Arbeitsgliederungsstruktur bezeichnet, denn sofern Sie keine Struktur erzwingen, erhöht sich die verbleibende Arbeit, bis die Gliederung vollständig ist. Dieses Gesetz ist klar und wahr!

Spaß beiseite, während ich mein Projektmanagement-Studium absolvierte, habe ich im PMBOK-Leitfaden einige hilfreiche Hinweise gefunden. Dieser Leitfaden für Projektmanager warnt davor, dass „kein Projekt ohne WBS existieren sollte“.

Ohne einen Projektstrukturplan (WBS) ist es wahrscheinlicher, dass Projekte Fristen überschreiten, das Budget überschreiten und die Erwartungen der Stakeholder nicht erfüllen. Du willst nichts davon.

In diesem Leitfaden teile ich daher mit, was ich aufgrund meiner Erfahrung als Projektmanagement-Experte über Projektstrukturpläne gelernt habe. Sie erhalten außerdem Einblicke von Branchenexperten, die Ihnen dabei helfen, mehr über WBS zu erfahren.

Inhaltsverzeichnis

Laut dem Autor und Professor Jeffrey Pinto ist ein WBS ein Planungsmechanismus zum Verständnis der Wechselbeziehungen verschiedener Aktivitäten innerhalb eines Projekts. In seiner einfachsten Form sieht ein PSP wie die folgende Vorlage aus.

Sauce

Elemente des Projektstrukturplans

Wie wir von Pinto erfahren haben, verfügt jeder WBS über mindestens vier Ebenen des Projektmanagements.

Wenn das Projekt jedoch komplex ist, wird es mehr Teilleistungen geben und das Arbeitspaket wird weiter wachsen.

Hier sind vier Ebenen eines WBS für ein einfaches Projekt.

Zur Veranschaulichung verwenden wir einen PSP für eine Marketingkonferenz, um diese Ebenen zu veranschaulichen.

oberste Ebene/Ebene 1

Die oberste Ebene des WBS deckt den gesamten Projektumfang ab. Dies ist auch das Endprodukt, das beschreibt, was ich erreichen möchte. Die oberste Ebene dieses Projekts ist der „Marketing-Konferenzplan“.

Stufe 2

Die zweite Ebene des WBS bietet einen Überblick über die wesentlichen Projektbestandteile. Außerdem wird dadurch der Umfang des Projekts auf Einheiten reduziert, die als Liefergegenstände dienen.

Zu den Liefergegenständen gehören Produktmerkmale und Aufgabenphasen. Mein Projekt besteht aus einer Reihe von 8 Aufgaben. Sie werden feststellen, dass ich jedes Artefakt auf dieser Ebene (und auf niedrigeren Ebenen) nummeriert habe.

Dies ist ein absichtliches Element, aber es fehlt in einigen PSPs, die ich gesehen habe.

Als Hinweis: Die Nummerierung Ihres Projektstrukturplans hilft dabei, ihn zu klären, zu organisieren und nachzuverfolgen. Die Nummerierung bietet eine logische und visuelle Möglichkeit, die Beziehungen zwischen Artefakten, Teillieferungen und Arbeitspaketen anzuzeigen. Dies erleichtert das Auffinden funktionierender Elemente, insbesondere bei großen Projekten.

Stufe 3

Die dritte Ebene des WBS sind Unterlieferungen. Jede Unterlieferung ist eine Komponente der Hauptlieferung, die Sie Ihren Stakeholdern liefern.

Wenn man einen Artikel als Nebenprodukt betrachtet, ist die einfache Handhabung ein wichtiger Faktor. Beispielsweise erfüllt die Unterleistung (2.1), die potenzielle Veranstaltungsorte untersucht, diese Anforderung.

Warum? Es ist überschaubar. Sie können ihm Stunden zuordnen. Die Kosten sind minimal.

Wenn Sie Ihren eigenen PSP erstellen möchten, verwenden Sie zunächst immer eine Vorlage.

Aktivitätsdetails

Die letzte Ebene des WBS sind Aktivitäten. Stellen Sie sich Aktivität wie ein Atom vor. Dies sind die kleinsten Elemente innerhalb eines Unterartefakts oder Artefakts.

Beispielsweise erfordert die Umsetzung der Veranstaltungsplanung und -strategie die Durchführung der folgenden Aktivitäten:

• 1.1 Definieren Sie Ziele und Vorgaben

• 1.1.1 Führen Sie ein Kickoff-Meeting mit den Stakeholdern durch
• 1.1.2 Erstellen Sie eine Liste messbarer Ziele
• 1.1.3 Legen Sie den Zweck der Projektcharta fest

• 1.2 Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

• 1.2.1 Durchführung von Marktforschung
• 1.2.2 Zielgruppen-Personas erstellen
• 1.2.3 Validierung von Personas mit Stakeholdern

• 1.3 Entwickeln Sie das Veranstaltungsthema und das Branding

• 1.3.1 Brainstorming von Themenideen
• 1.3.2 Entwerfen von Logos und Markenmaterialien
• 1.3.3 Thema und Branding mit den Stakeholdern genehmigen

• 1.4 Legen Sie ein Budget fest und weisen Sie Ressourcen zu

• 1.4.1 Identifizieren Sie die wichtigsten Ausgabenkategorien
• 1.4.2 Erstellung des ersten Budgetplans
• 1.4.3 Budgetgenehmigung von Stakeholdern einholen

• 1.5 Erstellen Sie einen Projektzeitplan und Meilensteine

• 1.5.1 Erstellen Sie einen detaillierten Projektzeitplan
• 1.5.2 Identifizieren Sie wichtige Meilensteine
• 1.5.3 Teilen Sie Ihre Zeitleiste mit Ihrem Team

Vorteile der Verwendung von WBS im Projektmanagement

Als einige meiner Kollegen etwas über WBS erfuhren, schienen sie nicht überzeugt zu sein. Einige argumentieren, dass es zwar auf dem Papier großartig ist, aber nicht auf Situationen in der realen Welt zutrifft. Für andere überwiegen die Vorteile die falsche Vorstellung, es nicht zu haben.

Wie kann Ihnen ein WBS tatsächlich helfen?

WBS verhindert Scope Creep.

Wenn Sie über einen WBS verfügen, sind alle Parteien auf derselben Seite.

Ohne dies können die Stakeholder das Projekt so lange erweitern, bis es nicht mehr zu bewältigen ist. In diesem Fall müssen Sie Zeitpläne, Meilensteine, Budgetschätzungen, Risiken usw. überdenken. Sie möchten nicht, dass dies passiert, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte bearbeiten.

In einer Wasserfallumgebung, die durch einen sequenziellen Ansatz bei der Projektausführung gekennzeichnet ist, sind die Vorteile eines WBS bei der Vermeidung von Scope Creep unbestreitbar.

Einige Experten argumentieren jedoch, dass in einer agilen Umgebung ohne ein vollständig definiertes Endprodukt die Stakeholder ihre Meinung darüber ändern werden, was sie wollen, wann sie es wollen und warum sie es wollen.

Während dies den Wert eines PSP zunichte macht, argumentieren einige Experten, dass agile Teams Agilität nicht als Ausrede nutzen sollten, um nicht zu planen und das Risiko einzugehen, ihren Umfang zu erweitern.

„Wir wissen, dass für Bauprojekte ein vollständiger WBS im Wasserfall-Stil erforderlich ist, aber sie (agile Teams) haben Schwierigkeiten, Projekte mit Abhängigkeiten zwischen den Teams, Fristen, die sich über mehrere Geschäftsquartale erstrecken, usw. zu schätzen. Sie können überhaupt keinen WBS erstellen Teammitglieder.“

„Zumindest müssen alle Anforderungen an das Endprodukt dokumentiert, eine Roadmap für alle wichtigen Ergebnisse kommuniziert werden und der WBS für die nächsten zwei Arbeitswochen, idealerweise bis zum Ende der nächsten, kommuniziert werden „Wir müssen das Äquivalent eines Meilensteins und eines allgemeinen Überblicks darüber schaffen, wie alles andere zusammenpassen wird“, fügten sie hinzu.

WBS hilft bei der Schätzung des Projektbudgets.

Der Projektstrukturplan ist mehr als nur ein Planungstool, er hilft auch bei der Budgetierung. Ein WBS erleichtert die Budgetzuweisung, indem er das Projekt in detaillierte Aktivitäten unterteilt.

Budgetüberschreitungen sind nach wie vor ein weit verbreitetes Problem im Projektmanagement. In einer BCG-Umfrage unter 403 Befragten gaben 49 % an, dass 30 % oder mehr der Technologieentwicklungsprojekte ihrer Organisation über dem Budget liegen. Technische Projekte nutzen Agile aufgrund der Flexibilität und des iterativen Fortschritts, den es bietet.

Ich verstehe, dass voreingestellte Budgets im Widerspruch zu agilem Denken stehen, aber die Einbeziehung des WBS in die Sprintplanung kann hilfreich sein. Durch die Zuweisung von Budgets auf Sprintebene bleibt Ihr Team anpassungsfähig und behält gleichzeitig die finanzielle Disziplin bei.

WBS erfasst alle Arbeitspakete.

Durch die Erstellung eines Projektstrukturplans habe ich gelernt, dass ich über jeden Aspekt des Projekts kritisch nachdenken muss. Jedes Arbeitspaket wird berücksichtigt, von wichtigen Meilensteinen bis hin zu detaillierten Ergebnissen. Dies hilft Ihnen nicht nur, den Umfang Ihres Projekts zu visualisieren, sondern stellt auch sicher, dass nichts unter den Tisch fällt.

Doch bevor Sie jedes Paket aufschreiben, ist es wichtig, mit Ihren Stakeholdern zu sprechen. Das Versäumnis, dies zu tun, ist einer der Gründe für den jüngsten monumentalen Misserfolg der britischen Hochgeschwindigkeitsstrecke 2.

Der Wirtschaftswissenschaftler Teyvan Pettinger sagte: „[Linie 2]läuft Gefahr, zu einem weißen Elefanten im Wert von 50 Milliarden Pfund und zu einem Denkmal für schlechte Planung zu werden.“

Herr Pettinger deutete nicht an, dass das HS2-Team nicht über einen umfassenden Projektstrukturplan verfügte, machte jedoch eine nachweisbare Behauptung geltend, dass sich der Umfang des Projekts ständig änderte.

Und wie wir festgestellt haben, wird das Projekt in diesem Fall in fast jeder Hinsicht entgleist und das Team muss wieder bei Null anfangen.

Arten von WBS im Projektmanagement

Es gibt zwei Arten von WBS:

1. Leistungsbasierter Projektstrukturplan.
2. Phasenbasierter Projektstrukturplan.

Lieferungsbasierter WBS

Ein auf Lieferungen basierender WBS liefert greifbare Ergebnisse (Deliverables) für Stakeholder.

Was mir an diesem WBS gefällt, ist, dass es sich darauf konzentriert, welche Aufgaben erledigt werden, und nicht darauf, wie sie erledigt werden. Dieser PSP lässt sich daher leicht ändern, die Kosten lassen sich leicht abschätzen und bietet eine vollständige Übersicht über den gesamten Arbeitsumfang.

Artefaktbasierter WBS hat Anwendungen in folgenden Szenarien:

• Ein Projekt mit einem klaren Ergebnis, beispielsweise die Ausrichtung einer Veranstaltung oder der Bau eines Gebäudes.
• Kundenorientierte Projekte, wie zum Beispiel spezifische Marketingkampagnen oder Designprojekte.
• Projekte, die eine detaillierte Umfangsverwaltung erfordern, wie z. B. die Einführung neuer Produkte.

Phasenbasierter WBS

Ein phasenbasierter WBS organisiert die Arbeit entsprechend einer Reihe von Phasen im Projektlebenszyklus: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss. In diesem Projektstrukturplan sollte der Prozess zur Erreichung spezifischer Ergebnisse detailliert beschrieben werden.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, phasenbasierte WBS zu erklären, besteht darin, sich ein wissenschaftliches Schreibprojekt vorzustellen. Ohne eine Ethikprüfung können die Teilnehmer nicht befragt werden, um Erkenntnisse für die Erstellung des Abschlussberichts zu gewinnen.

Mir gefällt, dass ein phasenorientierter PSP Ihnen einen klaren Einblick in die Hindernisse Ihres Projekts gibt. Dieser WBS eignet sich auch hervorragend als Roadmap für Aufgaben, deren Zeitpunkt zu erledigen ist, und stellt so sicher, dass jede Phase logisch auf der vorherigen Phase aufbaut.

Ein phasenbasierter WBS eignet sich für:

• Prozessgesteuerte Projekte wie die Implementierung von Geschäftssystemen sowie Forschung und Entwicklung.
• Standardisierte Lebenszyklusprojekte, die einer Wasserfallmethodik folgen.
• Aufeinanderfolgende langfristige Projekte, wie zum Beispiel mehrjährige Infrastrukturaufbauten und strategische Planungsbemühungen.

So verwalten Sie Projekte mit WBS

WBS ist ideal, um komplexe Projekte in kleinere Teile zu zerlegen. Aber über seine Kernfunktionalität hinaus, den Umfang eines Projekts zu visualisieren, erfahren Sie hier, wie Sie einen PSP verwenden können.

1. Verantwortlichkeiten zuweisen.

Mit einem PSP können Sie den Teammitgliedern ganz einfach Leistungen und Aufgaben zuweisen. Dies ermöglicht es jedem, seine Verantwortlichkeiten zu kennen und Doppelarbeit zu vermeiden.

2. Schätzen Sie Ihre Zeit und Ressourcen.

Ich verwende einen WBS, um zu verstehen, wie lange jede Aufgabe dauern wird und welche Ressourcen dafür erforderlich sind. Dies erleichtert die Erstellung eines realistischen Zeitplans und Budgets.

3. Kommunikation fördern.

Ein WBS ist eine großartige Möglichkeit, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Dies hilft dabei, Teammitglieder und Stakeholder hinsichtlich Projektumfang, Verantwortlichkeiten und Zeitplan aufeinander abzustimmen.

4. Risiko managen.

Ich suche in jedem WBS-Element nach potenziellen Risiken und erstelle einen Plan, um diese anzugehen, bevor das Projekt unterbrochen wird.

5. Integration mit Projektmanagement-Tools.

Ich bin ein Fan von Tools wie Trello und Asana. Durch die Eingabe Ihres gesamten WBS in diese Tools können Sie ganz einfach Aufgaben verfolgen, Ressourcen verwalten und Berichte erstellen.

letzte Gedanken

Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für die Projektklarheit.

Während meiner Schulzeit hatte ich WBS kennengelernt und es auf mein Berufsleben angewendet, aber als ich mich mit seinen Nuancen befasste und über den Einsatz von WBS in realen Szenarien nachdachte, eröffnete sich mir eine neue Perspektive.

Ein WBS ist nicht nur für die Projektplanung und -organisation unerlässlich, sondern auch für die Identifizierung von Risiken und die Kontrolle über Umfang und Budget.

Eine nützliche Erkenntnis für mich war die Diskussion über die Relevanz von WBS in Agile. Das Produkt-Backlog eines agilen Projekts ähnelt einem WBS, bei dem Epics und Features in Sprints verwaltet werden.

Unabhängig davon, ob Sie Agile oder Waterfall verwenden: Wenn Sie nicht gründlich über Ihre Arbeitselemente nachdenken, wird Ihr Projekt scheitern.

Fazit: Erfolgreiche Projekte beginnen mit einem gut durchdachten Plan, und dieser Plan beginnt mit einem Projektstrukturplan.