Die spanische S.L. (Sociedad de responsabilidad limitada) ist eine spanische Kapitalgesellschaft, die mit der deutschen GmbH vergleichbar ist. Auch bei der spanischen S.L. bestehen jährliche Pflichten, die erfüllt werden müssen. Maßgeblich ist hierfür das Geschäftsjahr, welches meistens mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, nicht aber zwingend übereinstimmen muss.
Buchführung:
Das ganze Jahr über ist die Gesellschaft verpflichtet, zeitnah eine ordnungsgemäße Buchführung vorzunehmen, um alle Transaktionen der Gesellschaft korrekt zu dokumentieren. Die Buchhaltungsunterlagen müssen in der Regel sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Steuern:
Die S.L. muss verschiedene Steuererklärungen einreichen, darunter die Körperschaftssteuererklärung (Impuesto sobre Sociedades) und gegebenenfalls Mehrwertsteuererklärung (IVA). Die Körperschaftssteuer muss innerhalb von 25 Tagen nach dem Ende des Geschäftsjahres eingereicht werden.
Die Frist für die Einreichung der Mehrwertsteuererklärungen hängt von der Größe der Gesellschaft ab und muss monatlich oder vierteljährlich eingereicht werden. In der Regel müssen monatliche Erklärungen bis zum 20. des Folgemonats eingereicht werden, während vierteljährliche Erklärungen bis zum 20. des Monats nach dem Ende des Quartals fällig sind.
Daneben müssen auch die Sozialversicherungsbeiträge in der Regel monatlich abgeführt werden. Die Beiträge müssen bis zum letzten Tag des Monats für den vorhergehenden Monat abgeführt werden.
Jahresabschluss und Legalisierung von Büchern:
Die S.L. muss einen Jahresabschluss erstellen, der aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung sowie dem Anhang besteht. Dieser muss innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres durch die Gesellschafterversammlung genehmigt werden. Der genehmigte Jahresabschluss muss innerhalb von einem Monat nach der Genehmigung beim Handelsregister eingereicht werden.
Daneben ist die Gesellschaft verpflichtet, eine Inventarliste sowie ein Journal, welches alle täglichen Vorgänge im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Gesellschaft aufzeichnet, zu führen. Diese bilden zusammen mit dem Jahresabschluss die Bücher der Gesellschaft. Die Bücher müssen innerhalb von vier Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres beim Handelsregister eingereicht und dort legalisiert werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Gesellschaft dazu verpflichtet sein, auch einen Lagebericht (Informe de gestión), welcher die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft widerspiegelt, zu erstellen. Dieser muss in der Regel gleichzeitig mit dem Jahresabschluss genehmigt und eingereicht werden.
Gesellschafterversammlung:
Es ist erforderlich, mindestens einmal im Jahr eine Gesellschafterversammlung abzuhalten, um über die Genehmigung des Jahresabschlusses und andere wichtige Angelegenheiten zu entscheiden. Diese Versammlung sollte idealerweise zeitnah nach dem Ende des Geschäftsjahres abgehalten werden.
Über den Inhalt der Versammlung wird ein Protokoll geführt, welches ebenfalls zeitnah nach der Versammlung erstellt und von den anwesenden Gesellschaftern unterzeichnet werden sollte; idealerweise 15 Tage nach der Versammlung.
Handelsregister:
Wenn es Änderungen in der Gesellschaft gibt, wie z.B. Änderungen der Gesellschafter, der Satzung, des Sitzes oder der Geschäftsführung, müssen diese unverzüglich, d. h. innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung, zum Handelsregister eingereicht und in diesem eingetragen werden.
Der genehmigte Jahresabschluss muss innerhalb von einem Monat nach der Genehmigung beim Handelsregister eingereicht werden.
Sonstiges:
Sofern die Gesellschaft Mitarbeiter beschäftigt, ist sie verpflichtet, das gesamte Jahr über die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten, einschließlich der Anmeldung von Mitarbeitern bei der Sozialversicherung und der Einhaltung von Arbeitsverträgen.
Ebenfalls muss die Gesellschaft das gesamte Jahr die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten, insbesondere wenn sie personenbezogene Daten verarbeitet.
Buchhaltungsunterlagen und andere relevante Dokumente müssen in der Regel mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
