Zum 1. Januar 2025 ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft getreten. Ziel dieser Reform ist es, bürokratische Hürden abzubauen und arbeitsrechtliche Prozesse zu modernisieren – insbesondere durch die stärkere Zulassung digitaler Formate. Für Arbeitgeber ergeben sich dadurch erhebliche Erleichterungen, aber auch neue Pflichten, die sorgfältig beachtet werden müssen.
Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft den Abschluss von Arbeitsverträgen. Während bislang die Schriftform erforderlich war, genügt nun die Textform – etwa per E-Mail oder als PDF-Dokument. Ein Vertrag muss also nicht mehr handschriftlich unterschrieben werden, sofern der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich auf einer Papierfassung besteht. Diese Änderung ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Einstellungsprozess digital abzuwickeln, was insbesondere in dezentralen oder mobilen Arbeitsumgebungen erhebliche Vorteile bringt. Allerdings bleibt die inhaltliche Vollständigkeit der Vertragsunterlagen nach dem Nachweisgesetz weiterhin zwingend.
Auch bei Arbeitszeugnissen hat sich einiges geändert: Sie können nun mit Zustimmung des Arbeitnehmers ebenfalls in Textform ausgestellt werden. Das beschleunigt den Prozess der Zeugniserstellung und spart Papier. Wichtig ist hier jedoch, dass die Zustimmung zur digitalen Form eindeutig dokumentiert wird, um bei späteren Streitigkeiten rechtlich abgesichert zu sein.
Weitere praxisrelevante Änderungen betreffen unter anderem die Beantragung von Elternzeit. Ab dem 1. Mai 2025 können Elternzeit-Anträge ebenfalls in Textform eingereicht werden – ein weiterer Schritt hin zur papierlosen Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Zudem wurde die Pflicht zum physischen Aushang arbeitsrechtlich relevanter Informationen, etwa zu Arbeitszeiten oder Mutterschutz, gelockert. Künftig reicht es aus, diese Informationen digital zur Verfügung zu stellen, beispielsweise im Intranet.
Gleichzeitig ist Vorsicht geboten, denn nicht alle arbeitsrechtlichen Vereinbarungen unterliegen den neuen Regeln. Befristete Arbeitsverträge müssen weiterhin schriftlich abgeschlossen werden, um wirksam zu sein. Das Gleiche gilt für Aufhebungsverträge und Vereinbarungen über nachvertragliche Wettbewerbsverbote – hier ist die eigenhändige Unterschrift nach wie vor gesetzlich vorgeschrieben.
Das BEG IV markiert einen bedeutenden Schritt hin zu einer digitalen Arbeitswelt und gibt Unternehmen die Möglichkeit, Verwaltungsprozesse effizienter und ressourcenschonender zu gestalten. Dennoch sollte die Umsetzung mit juristischem Augenmaß erfolgen, um Formverstöße und daraus resultierende Rechtsfolgen zu vermeiden.
Bei Fragen zur rechtssicheren Einführung digitaler Arbeitsverträge oder zur praktischen Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben stehe ich Ihnen gerne beratend zur Seite.
