Am 25. März 2025 hat die belgische Datenschutzbehörde (DSB) die geltenden Bedingungen für die Geolokalisierung von Firmenfahrzeugen präzisiert. Diese Entscheidung betrifft eine Beschwerde eines Arbeitnehmers gegen seinen Arbeitgeber, der in einem zu beruflichen und privaten Zwecken genutzten Firmenfahrzeug ein Geolokalisierungssystem installiert hatte.
Die DSB erkennt an, dass ein Arbeitgeber grundsätzlich ein berechtigtes Interesse geltend machen kann, um ein solches System zu installieren – insbesondere zur Optimierung von Fahrstrecken, zur Arbeitszeiterfassung oder zur Kostenreduzierung. Dieses Interesse entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht davon, die von ihm selbst definierten Zwecke strikt einzuhalten.
Im vorliegenden Fall stimmte der vom Arbeitgeber angegebene Zweck – die Verwaltung beruflicher Fahrten – nicht mit dem tatsächlichen Einsatz des Systems überein, das hauptsächlich zur Leistungs- und Arbeitszeiterfassung verwendet wurde.
Zudem darf das System nicht dauerhaft aktiv sein: Es muss dem Arbeitnehmer möglich sein, die Geolokalisierung außerhalb der Arbeitszeit zu deaktivieren. Darüber hinaus gilt eine strikte Transparenzpflicht für den Arbeitgeber. Die DSB stellte in diesem Fall fest, dass weder die konkreten Zwecke noch die verarbeiteten Datenkategorien, die Speicherdauer oder die Rechte der betroffenen Personen in angemessener Weise mitgeteilt wurden.
Infolgedessen wurde dem Arbeitgeber ein Verweis erteilt.
Diese Entscheidung erinnert Unternehmen daran, dass ein Geolokalisierungssystem nur unter strikter Beachtung der Grundsätze der Zweckbindung, Verhältnismäßigkeit und Transparenz eingesetzt werden darf. Es ist unerlässlich, die Verarbeitungszwecke zu dokumentieren, die Datenerhebung auf das Notwendige zu beschränken, sicherzustellen, dass außerhalb der Arbeitszeit keine Aufzeichnungen erfolgen, und die Arbeitnehmer klar zu informieren. Eine eindeutige und tatsächlich kommunizierte interne Richtlinie ist dabei unerlässlich.
