Seit einigen Monaten bekommen Unternehmen jeder Größe Post vom Finanzamt. Darin erhalten sie ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.), mit der Deutschland ein modernes, einheitliches Identifikationssystem für Unternehmen und Selbstständige schaffen will. Vergleichbar ist diese mit der Steuer-ID, die jede:r Bürger:in zusätzlich zur eigenen Steuernummer hat (welche sich ja je nach Wohnsitzfinanzamt ändern kann). Die Zusammensetzung der Nummer ist dabei genormt – sie beginnt bei deutschen Unternehmen mit DE und neun folgenden Ziffern, zusätzlich gibt es ein mit Bindestrich abgetrenntes 5-stelliges Unterscheidungsmerkmal, das einzelne Betriebsstätten oder Tätigkeiten abgrenzen kann. In der Regel ist das aber erst einmal 00001.
Dabei erhalten sowohl natürliche Personen wie Einzelunternehmer und Freiberufler als auch juristische Gesellschaften wie GmbHs, AGs und Vereine sowie Personengesellschaften (etwa GbRs, OHGs, KGs) eine solche Nummer. Und wer mehrere Unternehmen hat, bekommt die W-IdNr. natürlich in der entsprechenden Zahl. Kommt es zu Umstrukturierungen oder Fusionen, kann sich die Nummer natürlich noch ändern, ansonsten soll sie dem Unternehmen aber über die gesamte Unternehmensgeschichte bleiben.
Dauerhafte Nummer – eine für (fast) alles
Ziel ist es, den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden effizienter und transparenter zu gestalten. Die Nummer kommt dabei zentral vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf der rechtlichen Grundlage: § 139c der Abgabenordnung (AO), die auch die Digitalisierung der Steuerverwaltung regeln und vorantreiben soll.
Empfehlungen der Redaktion
Während neu gegründete Unternehmen die W-IdNr. gleich mit der Gründung zugeteilt bekommen, werden bestehende Unternehmen diese nach und nach (mit Start seit Ende 2024) erhalten. Bei Neugründungen von Unternehmen teilt das BZSt in Zukunft zusammen mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer auch die USt-IdNr. mit, wobei das jeweilige Unternehmenssitzfinanzamt die Zuteilung auslöst.
Wer die W-IdNr. bekommt, sollte sie erst einmal aufbewahren und bei Änderungen wie Firmensitz oder Rechtsform natürlich mit angeben. Wer eine entsprechende Buchhaltungssoftware oder –cloud hat, wird die Nummer dort implementieren können. Wer eine solche Nummer noch nicht hat, muss sich aber noch keine Sorgen machen, denn die Einsatzbereiche, für die sie verbindlich sein wird, können noch für einige Zeit auf die herkömmliche Art abgedeckt werden.
Konkret soll die Wirtschafts-Identifikationsnummer die Kommunikation mit Behörden und Finanzämtern vereinfachen – und das länderübergreifend. Sie wird Teil des Unternehmensbasisdatenregisters und dient zur Identifizierung im Besteuerungsverfahren. Auch im Rahmen der kürzlich angestoßenen E-Rechnung, die aber erst ab 2027 oder gar 2028 für die meisten von uns (bei aktiver Rechnungsstellung) verbindlich sein wird, könnte sie zum Einsatz kommen.
Allerdings sehen wir, wenn wir uns die Entwicklung der für Privatpersonen vergebenen Steuer-ID anschauen, wie lange solche Prozesse und Übergänge dauern können. Denn obwohl es diese schon seit Mitte 2007 gibt, spielt sie immer noch nicht in allen Bereichen eine Rolle. Dabei ersetzt die W-IdNr. weder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer noch die nationale Steuernummer – und wer grenzüberschreitend tätig ist und Kund:innen oder Auftraggeber:innen im Ausland hat, braucht auch weiterhin die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) für viele Dinge wie die zusammenfassende Meldung.
Ob Berichtspflichten entfallen, bleibt abzuwarten
Neben der Nutzung für verschiedene steuerliche und administrative Zwecke soll es in Zukunft darum gehen, effizienter Meldungen und Anträge, etwa bei Steueranmeldungen, Umsatzsteuervoranmeldungen oder in elektronischen Prozessen umsetzen zu können. Und nicht zuletzt steht der Nachweis von Lieferketten und die damit verbundene Rechtssicherheit im Fokus. Ob es dazu kommt, dass bestimmte Berichtspflichten für Unternehmen aufgrund der W-IdNr. entfallen könnten, bleibt abzuwarten.
Mittelfristig strebt die Finanzverwaltung jedenfalls weniger (digitale) Bürokratie und eine höhere Datenqualität an. Prinzipiell ist eine solche Lösung zu begrüßen, zumal sie in ähnlicher Form auch in anderen Ländern der EU bereits erfolgt ist. Das damit einhergehende Unternehmensbasisdatenregister könnte zu einer zentralen Unternehmensdatenspeicherung führen und dabei helfen, die dezentral gesammelten Daten zu vereinheitlichen und für alle, die es betrifft, zugänglich zu machen. Konkret soll sich ein Unternehmen in Zukunft beispielsweise nur noch einmal im Rahmen der Kommunikation mit Behörden und dem Finanzamt registrieren müssen, ähnlich wie dies in vielen anderen europäischen Staaten schon heute üblich ist.
5 Irrtümer über finanzielle Freiheit
