Welche Regeln wichtig sind, um eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzen zu können. (Foto: iStockphoto.com/Jacob Wackerhausen)
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Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: Zwei wichtige Fragen
2025 war für zahlreiche Betriebe ein herausforderndes Jahr, was vielerorts zu gekürzten Weihnachtsfeierbudgets oder sogar kompletten Absagen führte. Dabei stärken solche Events nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sie tragen auch zu einem guten Jahresabschluss bei. Daher stellen sich zwei zentrale Fragen. Die erste: Worauf ist zu achten, damit das Fest als betriebliche Veranstaltung anerkannt wird und steuerlich begünstigt bleibt? Und die zweite: Wann wird aus einer Feier ein unerwünschter geldwerter Vorteil?
Im Folgenden erläutert Steuerberater und Diplom-Kaufmann Tomas Aksöz die wichtigsten Punkte.
Wie lässt sich eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?
Damit eine Weihnachtsfeier steuerlich begünstigt ist, muss sie als Betriebsveranstaltung gelten. Das ist nur der Fall, wenn:
- Der Arbeitgeber richtet die Feier aus.
- Sie hat überwiegend gesellschaftlichen Charakter
- Sie steht allen Mitarbeitenden offen.
Zudem gilt: Nur zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr bleiben steuerfrei. Ab der dritten Veranstaltung gelten die gewährten Vorteile grundsätzlich als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.
Der 110-Euro-Freibetrag: So funktioniert er
Um eine Weihnachtsfeier steuerlich abzusetzen, spielt der Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeitendem eine wichtige Rolle. Dieser Betrag umfasst sämtliche Kosten, darunter:
- Raummiete
- Verpflegung
- Getränke
- Transport
- eventuelle Übernachtungen
Solange die Kosten pro Person unter 110 Euro bleiben, fallen keine Steuern an. Nur der Teil über dieser Grenze wird zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Allerdings kann der Arbeitgeber diesen Mehrbetrag freiwillig pauschal mit 25 Prozent versteuern. Dann ist der Betrag in der Regel sozialversicherungsfrei.
Wichtig: Begleitende Personen profitieren nicht von einem eigenen Freibetrag. Ihre Kosten werden dem betriebszugehörigen Mitarbeitenden zugerechnet – in der Praxis ein oftmals unterschätzter Stolperstein. Denn bei zwei Personen ist das gesetzliche Limit schnell erreicht, besonders bei einem üppigen Buffet und einer guten Auswahl an Getränken.
Auch noch wichtig: Liegen die Kosten pro Mitarbeiter auf der Feier unter 110 Euro, ist der Vorsteuerabzug unter den allgemeinen Voraussetzungen zulässig. Bei höheren Aufwendungen allerdings nicht, dann ist der Abzug der Vorsteuer ausgeschlossen!
Praxistipps: So vermeiden Sie Steuerfallen
Damit es nicht zu einem unerwünschten geldwerten Vorteil kommt, helfen diese Hinweise:
Erstens: Planen Sie immer einen kleinen Kostenpuffer ein. Fallen Mitarbeitende aus, verteilt sich das Budget auf weniger Personen, und die Kosten pro Kopf steigen automatisch.
Zweitens: Wird der Freibetrag absehbar überschritten, kann der Arbeitgeber den Überschuss freiwillig pauschal mit 25 Prozent versteuern. Bei korrekter Anwendung (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG) bleibt dieser Anteil sozialversicherungsfrei.
Freibetrag vs. Freigrenze: Was beim Weihnachtsfeier steuerlich absetzen wichtig ist
Diese Begriffe werden häufig verwechselt. Ein Freibetrag – wie die genannten 110 Euro – bedeutet, dass nur Beträge über der Grenze steuerpflichtig sind. Im Gegensatz dazu führt eine Freigrenze (z. B. 50 Euro für Sachbezüge) dazu, dass bei Überschreiten der gesamte Wert steuerpflichtig wird. Erhält ein Mitarbeiter während der Feier ein Geschenk, muss dessen Wert in die Gesamtsumme von 110 Euro eingerechnet werden. Bleibt die Summe darunter, bleibt auch das Geschenk steuerfrei. Wird die Grenze jedoch überschritten, ist nur der Mehrbetrag steuerpflichtig.
Weihnachtsfeier steuerlich absetzen – auch im Homeoffice
New Work oder Standorte, die über ganz Deutschland verteilt sind? Nicht immer feiern alle Mitarbeitenden gemeinsam an einem Ort. Reise- und Übernachtungskosten können schnell dazu führen, dass der Freibetrag überschritten ist. Dennoch lassen sich auch digitale Weihnachtsfeiern steuerlich absetzen.
Dafür kann der Arbeitgeber beispielsweise Verpflegungsgutscheine ausgeben oder Pakete mit Feierutensilien versenden. Derartige Aufmerksamkeiten zählen dann als Teil der Betriebsveranstaltung und fallen ebenfalls unter den 110-Euro-Freibetrag.
Da Weihnachtsfeiern fürs Finanzamt nachvollziehbar dokumentiert sein müssen, sollte man bei Remote-Events auch die Einladung aufbewahren, um die Kosten steuerlich geltend zu machen. Denn anders als in einem Restaurant oder bei einem Catering gibt es im Anschluss keinen Bewirtungsbeleg, der der Dokumentation dient, daher ist in diesen Fällen mit Rückfragen vom Finanzamt zu rechnen.
Außerdem muss auch eine digitale Feier gesellschaftlichen Charakter haben und für alle offenstehen. Nur dann gilt sie als echte Betriebsveranstaltung.
