Zu wenig Personal, zu viele Aufgaben und zu komplizierte Regeln: Der Öffentliche Dienst ächzt unter der Last seiner Aufgaben. Künstliche Intelligenz in der Verwaltung soll Abhilfe schaffen.
„Justus hilft vor allen Dingen dabei, Wege zu sparen“, sagt Timo Horst, Beigeordneter der Stadt Worms. „Ich brauche nicht bei meinen Mitarbeitern nachzufragen, ich kann Infos direkt abrufen, kann so meine Besprechungen vorbereiten. Ich kann Justus auch in Gesprächen beispielsweise mit Kita-Trägern oder auch mit anderen Vertretern aus der Zivilgesellschaft einsetzen.“
Wenn Timo Horst von Justus spricht, meint er damit keinen neuen Mitarbeiter. Obwohl: In gewisser Weise ist er einer, allerdings rein digital. Auf dem Computer des Beigeordneten erscheint sogar ein echt wirkendes Foto von Justus. Darauf zu sehen: ein junger Mann, mit dunkelblonden Haaren und Dreitagebart. Justus ist jedoch Künstliche Intelligenz, einer von insgesamt sieben digitalen Assistenten, die die Stadtverwaltung entlasten sollen.
Pilotprojekt in Worms
Seit einem halben Jahr werden die KI-Assistenten im Bauamt und in der Stadtentwicklung in Worms eingesetzt und unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie sollen deren Arbeitsabläufe erleichtern. Möchte ein Mitarbeiter etwa den Bau einer neuen Kita planen, so beantworten die KI-Agenten innerhalb weniger Sekunden bürokratische, rechtliche und organisatorische Fragen. Mitarbeitende geben ihre Anfrage ein und erhalten sofort die relevanten Informationen.
Denn der Aufwand für Bauvorhaben ist enorm: Wenn eine Straße geplant wird, sei es nicht damit getan, einen Lkw zu bestellen und Asphalt aufzuschütten, erzählt Timo Horst. Da gebe es vieles zu beachten, wie unterirdische Stromleitungen und Grünflächen. „Man muss mit vielen Behörden kommunizieren – und gerade diesen ganzen Schriftverkehr schneller abzuwickeln, dabei hilft die KI unglaublich.“
Sie übernehme einen erheblichen Aufwand und viel Bürokratie, sagt der Beigeordnete. Er selbst ist begeistert von der Schnelligkeit und Genauigkeit der neuen Technologie und sieht darin viele Vorteile.
Schnellere Bauprojekte
Denn auch in der öffentlichen Verwaltung gebe es großen Fachkräftemangel, sagt Timo Horst. Durch die Unterstützung der KI hätten die Fachleute mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und könnten Projekte schneller umsetzen. „Wir finden immer weniger Fachleute. Unsere Ingenieure sollen sich nicht um Bürokratie kümmern, sondern sie sollen Straßen bauen. Architekten sollen Schulen und Kitas bauen und sich weniger um bürokratischen Kram kümmern. Die sollen sich auf ihr Business konzentrieren.“
Davon könnten am Ende auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren: Straßen könnten so zügiger saniert werden, ebenso der Bau neuer Kitas oder Schulen. Der Einsatz der Künstlichen Intelligenz sorge damit auch für eine bessere Infrastruktur, glaubt Timo Horst: „Wir hoffen natürlich, dass durch KI auch tatsächlich Genehmigungsprozesse schneller laufen, dass die Kommunikation zwischen den Behörden schneller wird und dass wir am Ende auch schneller bauen können.“
„Wir sind froh, dass KI uns etwas abnimmt“
Gleichzeitig erhofft sich die Stadt Worms, dem Fachkräftemangel so zumindest teilweise entgegenzuwirken. Solche modernen digitalen Werkzeuge könnten die Verwaltung auch als Arbeitgeber attraktiver machen, sagt Annett Böttner, Abteilungsleiterin im Bereich Stadtentwicklung. Der Einsatz von KI sei inzwischen ein klares Argument in vielen Bewerbungsgesprächen. Menschen, die einen Job suchen, achteten darauf, ob ein Arbeitgeber fortschrittlich sei, erzählt Böttner. „Wenn wir sagen können, wir nutzen KI, sehen die Leute das positiv.“
Ihre Abteilung ist für den Erhalt von Straßen und Brücken zuständig. Die KI sei bereits jetzt fast nicht mehr wegzudenken, sagt Annett Böttner: „Wir haben so viel Arbeit, dass wir froh sind, dass die KI uns etwas abnimmt. Die Arbeit oder die Zeit, die übrig bleibt, nutzen wir für die Bearbeitung von anderen Projekten, die sonst zu kurz kämen.“
Geschützes System
Entwickelt wurden die KI-Assistenten vom Wormser IT-Dienstleister Satware. Die Menge an neuen Gesetzen und Verordnungen könne ein Mensch nicht mehr allein bewältigen, sagt Dietmar Schönig, der Vorstandsvorsitzende der Satware AG. KI könne dabei helfen, Informationen zu bündeln und auf das Wesentliche zu reduzieren.
Das Unternehmen und die Stadtverwaltung versichern, dass sämtliche Daten in einem geschützten System bleiben und nicht weitergegeben werden.
Hunderttausende Stellen fehlen
Der Deutsche Beamtenbund (dbb) fordert schon seit längerem eine schnellere Digitalisierung und den verstärkten Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung. Schon jetzt gebe es zu wenig Personal, der Öffentliche Dienst sei mit vielen Aufgaben überfordert. Deutschlandweit fehlten 600.000 Stellen.
Auf der dbb-Jahrestagung in Köln forderte der Vorsitzende Volker Geyer eine Entlastung für den Öffentlichen Dienst und mehr Lohn für die Beschäftigten. Und übte Kritik an der Bundesregierung: Zuletzt seien acht Prozent der Stellen in der Bundesverwaltung gestrichen worden. Statt einer Modernisierung schwäche man damit „das Rückgrat des Staates“, so Geyer.
Bundesinnenminister Alexander Dobrindt (CSU) betonte bei der Veranstaltung die Bedeutung von Künstlicher Intelligenz für die Verwaltung. Er will diese künftig unter anderem verstärkt in Sicherheitsbehörden einsetzen.
Entscheidungen trifft ein Mensch
In der Stadtverwaltung von Worms arbeiten zurzeit zehn Mitarbeitende mit digitalen Assistenten. Sie unterstützen bei der täglichen Arbeit, ersetzen können sie die Menschen aber nicht, sagt Abteilungsleiterin Annett Böttner: „Wir haben so viele Themen, die wir bearbeiten müssen. Die Infrastruktur in Deutschland wird immer schlechter, die Straßen werden schlechter. Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir arbeitslos werden, nur weil wir die KI nutzen.“
Entscheidungen treffen weiterhin die Beschäftigten selbst, sagt Timo Horst von der Stadt Worms. Die KI bleibe ein Werkzeug, kein Ersatz. Der Mensch sei immer noch gefordert, ein Faktencheck wichtig: „Natürlich muss man prüfen, ob das Ganze Sinn ergibt, dass da nicht irgendwelcher Nonsens steht. Wenn man die KI privat nutzt, ist das ja genauso.“
Wie groß die Entlastung für die Mitarbeiter ist, dazu gibt es noch keine abschließenden Auswertungen. Das Projekt sei noch am Anfang, habe sich inzwischen aber rumgesprochen. Es gebe bereits Anfragen von Kommunen aus anderen Bundesländern.
