#Gastbeitrag
Workation ist in aller Munde. Eine rechtssichere Workation erfordert aber leider nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch eine sorgfältige arbeitsrechtliche Planung, insbesondere in Bezug auf Visa und Arbeitserlaubnisse. Ein Gastbeitrag von Katharina Vorländer.
Das Konzept Workation entwickelt sich zu einem der attraktivsten Arbeitsmodelle unserer Zeit. Arbeiten am Strand – die sogenannte Workation –ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre beruflichen Aufgaben flexibel von inspirierenden Orten auf der ganzen Welt wahrzunehmen und dabei Produktivität mit Lebensqualität zu vereinen und dank digitaler Tools ist dies verlockend einfach. Doch hinter der Idee eines mobilen Büros lauern oft komplexe rechtliche Fragen, die Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen betreffen. Wer die rechtlichen Stolperfallen ignoriert, kann (Geld-) Strafen, sozialversicherungsrechtliche oder steuerliche Probleme oder Auswirkungen anderer Art für Arbeitnehmer und Arbeitgeber riskieren.
Innerhalb der EU etwas einfacher, außerhalb oft kompliziert
Innerhalb der EU sorgt die Arbeitnehmerfreizügigkeit für Erleichterungen: EU und EWR Bürger benötigen keine Arbeitserlaubnis, um in einem anderen Mitgliedstaat der EU vorübergehend zu arbeiten. Dennoch gilt es, sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Aspekte vorab zu klären. Auch wer nur kurzzeitig im europäischen Ausland arbeitet, währenddessen aber weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt, ist zu empfehlen eine sogenannte “A1-Bescheinigung” einzuholen. Innerhalb der EU können, während eines vorübergehenden Arbeitsaufenthalts in einem anderen Mitgliedstaat, die Sozialabgaben weiterhin in Deutschland entrichtet werden. Voraussetzung dafür ist jedoch die Vorlage einer A1-Bescheinigung, die bestätigt, dass die Sozialversicherung im Heimatland erfolgt.
Handelt es sich beim Arbeitnehmer um einen Drittstaatsangehörigen, der einen Aufenthaltstitel in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union besitzt, muss sich neben den eben genannten Themen darüber hinaus als ersten Schritt anschauen, ob er für seine Workation eine separate Arbeitserlaubnis für das Land der Wahl benötigt. Denn Workation ist nicht Urlaub, sondern wird oftmals als Arbeit klassifiziert, was wiederum eine Arbeitserlaubnis erfordert.
Wer außerhalb der EU Workation machen möchte, ein sehr beliebtes Ziel ist von Januar bis März zum Beispiel Südafrika, muss sich auf komplexere Sachverhalte einstellen. Hier kommen neben sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Themen gegebenenfalls noch Visabestimmungen oder arbeitsrechtliche Vorgaben hinzu.
Auch Compliance-Vorgaben sollten umfangreich vorbereitet sein. Unternehmen stehen nicht nur bei Workations vor Compliance-Herausforderungen. Auch klassische Dienstreisen oder langfristige Entsendungen ins Ausland sowie der Einsatz internationaler Mitarbeiter in Deutschland müssen rechtlich vorbereitet und abgesichert sein. Ein strukturierter Blick auf die wichtigsten Aspekte hilft, die Risiken zu minimieren.
Aufenthalts- und arbeitsrechtliche Hürden bei internationalen Einsätzen
Eine rechtssichere Workation erfordert nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch eine sorgfältige arbeitsrechtliche Planung, insbesondere in Bezug auf Visa und Arbeitserlaubnisse. Während innerhalb der EU/EWR und in der Schweiz die Arbeitnehmerfreizügigkeit gilt, müssen Unternehmen außerhalb der EU die jeweiligen nationalen Vorschriften beachten. Ein Touristenvisum reicht in vielen Ländern nicht aus, um legal zu arbeiten. Arbeitgeber sind daher verpflichtet sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden ab dem ersten Arbeitstag über die notwendigen Genehmigungen verfügen, um arbeits- und aufenthaltsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Manche Länder wenden zwingend ihr Arbeitsrecht auf ausländische Arbeitnehmer an, unabhänging von der Dauer des Aufenthalts, sondern abhängig davon, ob Arbeit oder lediglich Tourismus der Besuchsgrund ist. Auch hier gilt, dass Arbeitgeber sich bestenfalls vor Einreise des Arbeitnehmers informieren sollten, welche Regeln (zwingend) gelten und von Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachtet werden müssen.
Sorgfältige Vorbereitung zahlt sich aus
Auslandstätigkeiten können potenzielle Steuerpflichten für Arbeitnehmer (Einkommensteuer) und Arbeitgeber (Lohnsteuer) auslösen. Je nach Aufenthaltsdauer im anderen Land, kann der Arbeitnehmer auch dort steuerpflichtig werden. Auch die (unwissentliche) Gründung einer Betriebsstätte im Ausland kann komplexe Konsequenzen für den Arbeitgeber haben. Diese steuerliche Verpflichtung kann für Unternehmen nicht nur mit erheblichen Zusatzkosten, sondern auch mit administrativen Hürden verbunden sein.
Workations sind für viele Unternehmen ein attraktives Angebot, um die Arbeitgebermarke zu stärken. Doch ohne rechtliche Absicherung kann aus dem Traum schnell ein Albtraum werden. Unternehmen sollten die rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen gründlich prüfen – von lokalen Arbeitszeitgesetzen über Visabestimmungen bis hin zu steuerrechtlichen Vorgaben.
Eine frühzeitige Planung und klare Regelungen minimieren Risiken und schaffen die Basis für ein erfolgreiches und rechtskonformes Arbeiten im Ausland. Der Rat von auf diese Themen spezialisierten Rechtsanwälten ist dabei zu empfehlen, denn: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.
Über die Autorin
Katharina Vorländer ist Rechtsanwältin und Senior Manager bei Fragomen LLP Global.
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